Serie Web 2.0 im Kulturbereich – Basiswissen – Teil 7

Grafik: www.wordle.net

“Projektmanagement 1.0″ lief so

Die Projektplanung wurde mit Hilfe einer Projektmanagement Software wie z.B. MS Project durchgeführt, bei kleineren Projekten reichten einfache Word- oder Excel-Tabellen als Checklisten und Zeitpläne.

Diese wurden von einer Person (meist dem Projektleiter) erstellt, laufend aktualisiert und bei den Besprechungen in ausgedruckter Form mitgebracht.

Der große Nachteil dieser Geschichte: Die Mitarbeiter des Teams konnten nicht gemeinsam an den Dokumenten arbeiten.
Es wurde also entweder eine Person damit betraut, die Dokumente regelmäßig zu aktualisieren und die Änderungen aller Mitarbeiter einzutragen, oder die Dokumente wurden im Kreis herumgeschickt, jeder trug seine Änderungen selbst ein und speicherte das Dokument unter neuem Namen ab (z.B. aktualisiert-x-Datum) – was kompliziert war und naturgemäß häufig zu Missverständnissen führte.

Projektteams in einer vernetzten Welt…

Was früher undenkbar schien ist heute durchaus möglich: Projektteams, die sich selten zu Gesicht bekommen, da sie an verschiedenen Orten – oder sogar in verschiedenen Ländern – leben und arbeiten. Mit den Werkzeugen des Web 2.0 ist eine gemeinsame Projektplanung und Zusammenarbeit auch über Ländergrenzen hinweg möglich.

Noch häufiger ist der Fall anzutreffen, dass Mitarbeiter eines Projekts zwar in der selben Stadt, aber in verschiedenen Unternehmen, Kultureinrichtungen oder im Home-Office arbeiten und persönliche Treffen daher einen hohen Zeit- und Koordinationsaufwand erfordern. Auch hier kann das Web 2.0 sehr gute Dienste leisten.

Je seltener man sich persönlich trifft desto wichtiger ist es, gute Werkzeuge zur Online Zusammenarbeit zur Verfügung zu haben.

Projektmanagement 2.0

Mittlerweile gibt es die gängigen Projektmanagement-Softwarelösungen in serverbasierten Varianten. Das bedeutet, dass die Software auf dem Server läuft und somit alle Projektmitarbeiter gemeinsam an den Dokumenten arbeiten können.

Für kleinere Projekte ist es aber meist nicht nötig, sich so eine Software zu kaufen oder zu installieren (es gibt auch Gratis-Produkte), denn Sie werden nur einen kleinen Teil der Funktionen benötigen. Sie können alternativ einen guten Wiki installieren und diesen mit Hilfe von Plugins an Ihre Bedürfnisse anpassen (dafür sind allerdings technische Vorkenntnisse nötig), oder Sie kombinieren frei erhältliche netzbasierte Tools (z.B.Wikis, Blogs, Google Docs) miteinander.
Zu den Vor- und Nachteilen dieser Varianten komme ich in der nächsten Folge dieser Serie.

Welche Tools zur Online Zusammenarbeit gibt es und wie setzt man sie ein?

Auch schon vor dem Web 2.0 gab es Werkzeuge für die Online-Zusammenarbeit.
Ich werde mich aber nun auf jene konzentrieren, die uns das Web 2.0 beschert hat und erläutern, wofür man sie benutzen kann.

In einer modernen Projektmanagement-Software sind diese Komponenten bereits enthalten, im erweiterbaren Wiki bekommen Sie sie mit Hilfe von Plugins und wenn Sie sich für die Kombination netzbasierter Einzellösungen entscheiden, müssen Sie sich bei jedem Anbieter (z.B. WordPress.com für das Blog, wikidot.com für den Wiki…)  anmelden und sie selbst kombinieren.
Ich stelle hier ausgewählte Komponenten vor (mit Hinweis auf Anbieter von Einzellösungen).

Blogs

Ein Blog ist chronologisch strukturiert (die Beiträge erscheinen in umgekehrt chronologischer Folge geordnet, der neueste steht zuoberst).
Ein Blog eignet sich in einem Projekt für Austausch und Diskussionen, die Sie bequem und übersichtlich über die Kommentarfunktion führen können.
Die Blogbeiträge können in Kategorien eingeordnet und verschlagwortet, also mit “Tags” versehen werden, somit sind sie später leicht wieder zu finden.
Dank der Zeitschiene, an der sich die Blogbeiträge orientieren, sehen Sie immer, was aktuell ansteht (denn das steht ganz oben), und der zeitliche Verlauf Ihres Projektes wird gleich mit dokumentiert.

Sie können im Blog auch statische Seiten anlegen, wenn Sie einen Ort außerhalb der Zeitschiene brauchen, an dem Sie bspw. Ihre Dokumente ablegen/verlinken.

Anbieter: z.B. WordPress.com

Dokumente, die gemeinsam bearbeitet werden können

Word, Excel, Powerpoint und Co – damit arbeiten Sie bestimmt auch schon lange.

Es gibt die Möglichkeit, solche Dokumente gemeinsam zu bearbeiten: In Collaboration-Softwarelösungen eine gängige Komponente, in den erweiterbaren Wiki mit Plugin integrierbar, im Netz mit Hilfe von Google (Google Docs).

Mit Google Docs können Sie

• Dokumente im Netz erstellen und gemeinsam mit Ihren Projektpartnern bearbeiten. Alle Basisfunktionen stehen zur Verfügung.
• Ihre Word, Excel oder Powerpoint-Datei hochladen (die meisten der gängigen Dateiformate werden unterstützt, darunter DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT) und gemeinsam bearbeiten.

Dabei können Sie und Ihre Projektpartner eine Datei zur selben Zeit lesen und verändern. Die Zusammenarbeit wird durch ein integriertes Chatfenster unterstützt, über Dokumentversionen ist ersichtlich, was, wann und von wem geändert wurde.

Wikis

Für kleine Projekte kann ein Blog reichen, ev. in Verbindung mit Google Docs.
Für größere Projekte, bei denen die Struktur komplexer ist und in eine Hierarchie gebracht werden muss, um sie übersichtlich darzustellen,ist es sinnvoll, einen Wiki anzulegen – zusätzlich zum Blog.

Im Wiki sind die Beiträge nicht chronologisch, sondern hierarchisch geordnet. Ein Wiki eignet sich für die hierarchische Strukturierung und Dokumentation eines Projekts.
Diskussionen sind auch möglich, aber nicht so bequem wie im Blog.

Dafür kann zu jedem Begriff rasch eine eigene Unterseite angelegt werden (händisches Verlinken ist nicht nötig, das geschieht automatisch durch Eingabe des Begriffs in bestimmter Schreibweise) und somit entsteht – im Gegensatz zu einem einfachen (Google-)Dokument – ein Hypertext-System, in dem jeder Unterpunkt genau ausgeführt werden kann, ohne dass die Übersichtlichkeit des Gesamtdokuments darunter leidet.

Auch im Wiki ist über Dokumentversionen ist ersichtlich, was, wann und von wem geändert wurde.

Anbieter: z.B. wikidot.com

Mindmaps

Auch Mindmaps lassen sich mittlerweile gemeinschaftlich online erstellen und bearbeiten. Empfehlen kann ich hier den Anbieter Mindomo. Die Basisversion ist kostenlos, wollen sie aber die volle Funktionalität, müssen Sie einen monatlichen Betrag für die Premium-Version bezahlen.

Online-Telefonie und Chat

Mit Hilfe von Skype können Sie kostenlos über das Internet telefonieren und chatten. Über eine Konferenzschaltung sind Gespräche mit mehreren Teilnehmern möglich; haben Sie eine Webcam, können Sie auch Videoanrufe oder -konferenzen durchführen.

Online Terminkalender

Gemeinsame Terminplanung funktioniert bspw. über Google Kalender. Sie können in den Google Kalender auch Ihre Termine von MS Outlook importieren.

Wer hat Zugriff?

Bei all diesen Tools können Sie natürlich bestimmen, wer Zugriff hat und Sie können meistens auch verschiedene Rechte vergeben (nur lesen, lesen und editieren, lesen, editieren und weitere Mitglieder einladen…).

Andere Tools…

Natürlich gibt es noch viele andere Tools, die mehr oder weniger hilfreich sind. Ich habe mir die herausgegriffen, die verbreitet sind und mit denen ich selbst schon gute Erfahrungen gemacht habe.
Es kommt auf das Projekt und auf Ihre persönliche Arbeitsweise/ Vorliebe an, was Sie sonst noch benötigen.

Wie immer bin ich gespannt auf Ihre Erfahrungen + Feedback!

Zur Serie Web 2.0 im Kulturbereich – Basiswissen

Nicht alle bewegen sich selbstverständlich und souverän durch Social Networks, bloggen und nutzen Twitter für Kurznachrichten. Gerade im Kulturbereich sind vielen die neuen Begriffe noch nicht geläufig oder sie wissen nicht so recht, wozu die Werkzeuge gut sind.

Jeden Montag erläutere ich daher hier Grundlagen und stelle die Möglichkeiten des Web 2.0 vor.
Ich möchte Ihnen vor allem eine Vorstellung davon geben, was Sie mit dem Web 2.0 im Kulturbereich erreichen können und welche Werkzeuge Sie wofür einsetzen. Dafür wird es bald eine Menge praktischer Beispiele geben.

Haben Sie Fragen, Themenwünsche oder selbst praktische Beispiele? Literatur- oder Linktipps zum Thema? Dann schreiben Sie doch hier im Blog einen Kommentar oder benutzen Sie das Forum unserer Xing-Gruppe!

Bisher in dieser Serie veröffentlicht:

Schlagwörter: basics, basiswissen, Internet, Kultur-Projektmanagement, Kulturbereich, Projektmanagement und Online Collaboration, Serie, Social Media, Web 2.0, Web2.0