Serie Web 2.0 im Kulturbereich - Basiswissen: Projektmanagement 2.0 und Online Collaboration (2)

Serie Web 2.0 im Kulturbereich - Basiswissen - Teil 9

Grafik: www.wordle.net

Projektmanagement Software versus serverbasierter Wiki versus Kombination netzbasierter Tools

Nachdem ich letzte Woche grundsätzliches zum “Projektmanagement 2.0” angesprochen und die einzelnen Tools vorgestellt habe, stelle ich diese Woche 3 Möglichkeiten gegenüber, wie sie mit diesen Tools arbeiten können.

1. Sie kaufen und installieren eine Projektmanagement Software / Groupware (es gibt auch Gratis-Produkte)
2. Sie installieren einen guten Wiki und passen diesen mit Hilfe von Plugins an Ihre Bedürfnisse an
3. Sie kombinieren frei erhältliche netzbasierte Tools (z.B.Wikis, Blogs, Google Docs) miteinander

Projektmanagement Software / Groupware

Planen Sie ein größeres Projekt, kann eine serverbasierte Projektmanagement Software (genannt Groupware, Gruppen-Software, kollaborative Software) hilfreich sein - für Planung, Durchführung und Controlling. Für kleinere Projekte ist es aber meist nicht nötig, denn Sie werden nur einen kleinen Teil der Funktionen benötigen.

Groupware-Lösungen gibt es als Bezahl-Software oder als Open-Source-Software.

Üblicherweise sind Email, Instant Messenger, und Workflow-Management-Systeme (zur Terminplanung) integriert, neuere Groupware-Applikationen wie z.B. Lotus Connections benutzen Social Software (Wikis, Blogs,..).
Die verschiedenen Systeme haben unterschiedliche Schwerpunkte und Funktionen.

Überblick und Vergleich von Open Source Groupware-Lösungen gibt es auf chip online und im Wiki der computerwoche.

Vorteil
Sie haben sehr viele Funktionen, die miteinander verzahnt sind.

Nachteil
In vielen Fällen brauchen Sie gar nicht so viele Funktionen. Zu viele Funktionen machen eine längere Einarbeitungszeit der Mitarbeiter nötig, zudem sind für Installation und Wartung technische Kenntnisse nötig.

Serverbasierter Wiki

Wikis haben sich zu umfassenden Projektmanagement Tools entwickelt - (so wie Blogs sich mittlerweile hervorragend als Content Management System einsetzen lassen) - Beispiele für gute, serverbasierte Wikis sind die Open Source Lösungen xwiki oder twiki.
Hier ist ein Blog gleich integriert und mit Hilfe von Plugins können Sie Ihren Wiki modular erweitern. Mit dem  EditTable Plugin können Sie z.B. im twiki komfortable Tabellen im Wiki anlegen, in denen Sie wie bei Excel- oder Wordtabellen die Inhalte sortieren können.

Vorteile
Durch die modulare Erweiterungsmöglichkeit mittels Plugins können Sie den Wiki genau an Ihre Bedürfnisse anpassen - Sie schleppen also nicht lauter “Zeug” mit, das Sie nie brauchen, haben aber trotzdem alle Funktionen, die Sie wünschen. Der Vorteil gegenüber Variante 3 (Kombination netzbasierter Tools) ist, dass Sie all Ihre Daten in einem System haben und nicht zwischen unterschiedlichen Systemen hin- und herübertragen müssen.

Nachteil
Sie brauchen technische Vorkenntnisse und Zeit, um so einen Wiki zu installieren.

Kombination netzbasierter Tools

Oft kommt man mit netzbasierten Gratis-Tools wie einem Wiki, einem Blog, Google Docs, Google Kalender, Skype (und vielleicht noch einem Mindmap-Tool) ganz gut hin. (Anbieter habe ich HIER genannt)

Vorteil
Für Wikis und Blogs gibt es kostenlose netzbasierte Lösungen, die Sie ohne technische Vorkenntnisse benutzen können - Sie müssen sich nur registrieren und Ihre Projektmitarbeiter einladen. Für Google Docs und Google Kalender müssen Sie nur bei Google registriert sein, und Skype ist auch schnell installiert.

Nachteil
Sie arbeiten mit unterschiedlichen, nicht miteinander verzahnten Tools und Systemen.
Sind die Informationen zum Projekt auf viele verschiedene einzelne Tools verteilt, kann das Projekt leicht unübersichtlich werden.

Tipp:
Je mehr Tools, über die die Informationen laufen, umso mehr Arbeit ist es, die Informationen an einem Ort wieder zusammenzuführen und zu dokumentieren. Überlegen Sie sich also genau, welches Tool nützlich ist und welches Sie weglassen können.

Eigene Erfahrungen? Bitte gerne hier als Kommentar posten!

Zur Serie Web 2.0 im Kulturbereich - Basiswissen

Nicht alle bewegen sich selbstverständlich und souverän durch Social Networks, bloggen und nutzen Twitter für Kurznachrichten. Gerade im Kulturbereich sind vielen die neuen Begriffe noch nicht geläufig oder sie wissen nicht so recht, wozu die Werkzeuge gut sind.

Jeden Montag erläutere ich daher hier Grundlagen und stelle die Möglichkeiten des Web 2.0 vor.
Ich möchte Ihnen vor allem eine Vorstellung davon geben, was Sie mit dem Web 2.0 im Kulturbereich erreichen können und welche Werkzeuge Sie wofür einsetzen. Dafür wird es bald eine Menge praktischer Beispiele geben.

Haben Sie Fragen, Themenwünsche oder selbst praktische Beispiele? Literatur- oder Linktipps zum Thema? Dann schreiben Sie doch hier im Blog einen Kommentar oder benutzen Sie das Forum unserer Xing-Gruppe!

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